Services Keyzhaven inc. (« KeyzHaven », « nous ») recueille des renseignements personnels dans le cadre de la gestion immobilière résidentielle et de son application mobile app.keyzhaven.com. La présente politique explique ce que nous recueillons, pourquoi, avec qui nous le partageons, combien de temps nous le conservons et quels sont vos droits.
Elle est rédigée conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé du Québec, telle que modifiée par la Loi 25.
1. Responsable de la protection des renseignements personnels
Conformément à la Loi 25, une personne est désignée responsable de la protection des renseignements personnels au sein de l'entreprise :
| Nom | Morcos Ibrahim |
|---|---|
| Titre | Président |
| Courriel | contact@keyzhaven.com |
| Téléphone | 514-814-9495 |
| Adresse | 17111 rue Guillaume, Pierrefonds (Montréal), QC H9J 3T6 |
2. Renseignements que nous recueillons
2.1 Compte client
- Prénom et nom
- Adresse courriel
- Numéro de téléphone
- Statut : propriétaire ou locataire
- Adresse de l'immeuble et numéro d'unité
- Mot de passe, conservé uniquement sous forme chiffrée et irréversible
- Dates de création du compte et de dernière connexion
2.2 Demandes de service
- Description de la demande et catégorie
- Niveau d'urgence et type de travail (plomberie, électricité, etc.)
- Adresse et unité visées
- Moments d'accès que vous nous indiquez
- Photos et vidéos que vous choisissez de joindre
- Photos et vidéos prises par nos intervenants pour attester des travaux
- Commentaires de notre équipe et historique des changements de statut
2.3 Communications
Nous conservons un journal des messages que nous vous envoyons : date, destinataire, objet et résumé. Il sert à retrouver ce qui vous a été communiqué et quand.
2.4 Sondage de satisfaction
À la fin d'une intervention : vos évaluations (appréciation générale, professionnalisme, respect des heures, propreté, travail accompli) et votre commentaire, rattachés au numéro de demande et à l'intervenant.
2.5 Demandes de personnes qui ne sont pas encore clientes
Nom, courriel, téléphone, secteur ou immeuble concerné, nombre de logements et message.
2.6 Renseignements conservés sur votre appareil
L'application enregistre localement, dans votre navigateur, uniquement un jeton de session et votre choix de langue. Aucun cookie publicitaire, aucun traceur, aucun outil d'analyse d'audience n'est utilisé. Nous ne suivons pas votre navigation ailleurs sur Internet.
3. Pourquoi nous recueillons ces renseignements
| Finalité | Renseignements utilisés |
|---|---|
| Créer et sécuriser votre compte | Nom, courriel, mot de passe chiffré |
| Recevoir et traiter vos demandes | Description, adresse, photos, urgence |
| Envoyer le bon intervenant | Adresse, type de travail, accès |
| Vous tenir informé | Courriel, téléphone, numéro de demande |
| Attester des travaux exécutés | Photos et vidéos d'intervention |
| Améliorer la qualité du service | Réponses au sondage |
| Répondre à une demande de soumission | Coordonnées, immeuble, message |
Nous n'utilisons pas vos renseignements à d'autres fins sans votre consentement. Nous ne vendons ni ne louons aucun renseignement personnel.
4. Avec qui nous les partageons
- Nos employés — accès aux demandes actives nécessaires à leur travail.
- Nos sous-traitants (plombiers, électriciens, etc.) — accès uniquement aux demandes qui leur sont assignées, et aux coordonnées strictement nécessaires pour s'y rendre. Ils sont tenus à la confidentialité.
- Google (Google Workspace) — fournisseur d'hébergement des données et du service de courriel.
- Autorités — seulement si la loi nous y oblige.
5. Combien de temps nous les conservons
| Renseignement | Durée proposée |
|---|---|
| Compte client | Tant que le compte est actif, puis 12 mois |
| Demandes de service et photos | 5 ans après la fermeture de la demande |
| Journal des communications | 5 ans |
| Réponses au sondage | 5 ans |
| Demandes de non-clients | 24 mois après le dernier contact |
| Codes de vérification | 24 heures |
| Jetons de session | 30 jours |
Au terme de ces délais, les renseignements sont détruits ou anonymisés.
6. Comment nous les protégeons
- Les mots de passe ne sont jamais conservés en clair : ils sont chiffrés de façon irréversible, avec un sel propre à chaque compte.
- Toutes les communications avec l'application sont chiffrées (HTTPS).
- Les données résident dans un compte Google Workspace d'entreprise à accès restreint.
- Un sous-traitant ne peut techniquement pas consulter une demande qui ne lui est pas assignée : la restriction est appliquée sur le serveur.
- Les sessions expirent automatiquement après 30 jours.
7. Incident de confidentialité
En cas d'incident présentant un risque de préjudice sérieux, nous informons sans délai la Commission d'accès à l'information du Québec ainsi que les personnes concernées, et nous consignons l'incident dans un registre, comme l'exige la Loi 25.
8. Vos droits
Vous pouvez en tout temps :
- Accéder aux renseignements que nous détenons sur vous
- Les faire corriger s'ils sont inexacts ou incomplets
- Retirer votre consentement et demander la suppression de votre compte
- Recevoir vos renseignements dans un format technologique structuré et couramment utilisé (portabilité)
- Porter plainte auprès de la Commission d'accès à l'information du Québec
Écrivez à contact@keyzhaven.com. Nous répondons dans un délai maximal de 30 jours. Nous pourrons vous demander de confirmer votre identité avant de donner suite.
www.cai.gouv.qc.ca · 1 888 528-7741
9. Mineurs
L'application s'adresse aux personnes majeures signataires d'un bail ou propriétaires d'un immeuble. Nous ne recueillons pas sciemment de renseignements concernant une personne de moins de 14 ans.
10. Modifications
Toute modification importante sera annoncée dans l'application et par courriel aux titulaires de compte, au moins 30 jours avant sa prise d'effet.
11. Nous joindre
Services Keyzhaven inc. · NEQ 1182371998
contact@keyzhaven.com · 514-814-9495
17111 rue Guillaume, Pierrefonds (Montréal), QC H9J 3T6
Privacy Policy
English translation. In case of any discrepancy, the French version prevails.
Services Keyzhaven inc. (“KeyzHaven”, “we”) collects personal information in the course of residential property management and through its mobile application app.keyzhaven.com. This policy explains what we collect, why, who we share it with, how long we keep it, and what your rights are. It is written to comply with Quebec's private sector privacy legislation as amended by Law 25.
1. Privacy officer
| Name | Morcos Ibrahim |
|---|---|
| Title | President |
| contact@keyzhaven.com | |
| Phone | 514-814-9495 |
2. What we collect
Account: first and last name, email, phone, owner-or-tenant status, building address and unit, an irreversibly encrypted password, account creation and last login dates.
Service requests: description, category, urgency, type of work, address and unit, preferred access times, photos and videos you attach, photos and videos taken by our technicians as proof of work, our team's comments and the history of status changes.
Communications: a log of messages we send you — date, recipient, subject and summary.
Satisfaction survey: your ratings (overall, professionalism, punctuality, cleanliness, work completed) and comment, linked to the request number and technician.
Prospective clients: name, email, phone, area or building, number of units and message.
On your device: only a session token and your language preference. No advertising cookies, no trackers, no analytics. We do not follow your browsing elsewhere.
3. Why we collect it
To create and secure your account, receive and process your requests, send the right technician, keep you informed, document completed work, improve service quality, and respond to quote requests. We do not use your information for other purposes without your consent, and we never sell or rent personal information.
4. Who we share it with
- Our employees — active requests needed for their work.
- Our contractors — only the jobs assigned to them, and only the contact details needed to attend. They are bound by confidentiality.
- Google (Google Workspace) — data hosting and email.
- Authorities — only where legally required.
Outside Quebec: our data is hosted on Google infrastructure, which may process or store it outside Quebec and Canada, including in the United States, under contractual data protection commitments and standard contractual clauses.
5. How long we keep it
Account: while active, then 12 months. Service requests and photos: 5 years after closure. Communications log: 5 years. Survey responses: 5 years. Prospect enquiries: 24 months. Verification codes: 24 hours. Session tokens: 30 days. Morcos Ibrahim After these periods, information is destroyed or anonymised.
6. How we protect it
Passwords are never stored in plain text — they are irreversibly encrypted with a per-account salt. All communication with the app is encrypted (HTTPS). Data lives in a restricted-access business Google Workspace account. A contractor is technically unable to view a request not assigned to them, as the restriction is enforced on the server. Sessions expire after 30 days.
Never send credit card numbers, social insurance numbers or banking details through the app. We will never ask for them by this channel.
7. Privacy incidents
Where an incident presents a risk of serious injury, we promptly notify the Commission d'accès à l'information du Québec and the individuals concerned, and record it in a register, as Law 25 requires.
8. Your rights
You may access your information, have it corrected, withdraw consent and request deletion of your account, receive your information in a structured, commonly used technological format, and complain to the Commission d'accès à l'information du Québec.
Write to contact@keyzhaven.com. We respond within 30 days and may ask you to confirm your identity first.
Commission d'accès à l'information du Québec — www.cai.gouv.qc.ca · 1 888 528-7741
9. Minors
The app is intended for adults who hold a lease or own a property. We do not knowingly collect information about anyone under 14.
10. Changes
Material changes will be announced in the app and by email to account holders at least 30 days before taking effect.